Электронная трудовая книжка: что это и как с ней работать

Помните времена, когда трудовая книжка была только в виде бумажной книжечки? Теперь у неё есть цифровой двойник — электронная трудовая книжка (ЭТК). Разберёмся, как она работает, зачем нужна и что с ней делать.

Что такое ЭТК и когда её ввели

Электронная трудовая — это цифровой вариант привычной книжки. В ней хранятся данные о том, где и кем вы работали, на каких должностях и в какие периоды. Формат запустили в 2020 году: так стало проще обмениваться документами и меньше бумажной волокиты.

Как заполняют ЭТК

Когда вы приходите в компанию, работодатель вносит в электронную книжку:

• название организации;

• вашу должность.

Дальше в ЭТК будут появляться записи обо всех изменениях:

• переводах на другую должность;

• повышениях;

• увольнении (с указанием причины).

Какой вариант выбрать: бумажный или электронный?

В 2020 году у работников был выбор:

1. Перейти на ЭТК. Тогда работодатель делал отметку в бумажной книжке и отдавал её вам на руки. С этого момента все данные велись только в электронном виде.

2. Сохранить бумажную версию. В таком случае работодатель продолжал вести обе книжки: бумажную — силами отдела кадров, электронную — через передачу данных в Социальный фонд России (СФР).

3. Не подавать заявление. По умолчанию начинали вести оба формата.

Можно ли перейти на ЭТК сейчас?

Да, в любой момент. Для этого достаточно подать заявление работодателю. Например, так:

1. «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».

После этого:

1. Работодатель внесёт запись в бумажную книжку о переходе на электронный формат.

2. Вернёт вам бумажную книжку.

3. Все новые данные будут фиксироваться только в ЭТК.

Важно: бумажную книжку лучше сохранить — она подтверждает стаж до 2020 года.

Реклама МКК «УН-Финанс»

Займ на банковскую карту(Умные наличные)

сумма:

До 30 000 руб.

ставка:

От 0.80%

срок:

До 30 дней

решение:

От 5 минут

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ

Смотреть все займы

Что есть в электронной трудовой книжке

В ЭТК отображаются:

• Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС;

• названия работодателей (каждая организация — отдельной строкой);

• должности и структурные подразделения;

• даты приёма, перевода и увольнения;

• причины увольнения;

• сведения о работе по гражданско‑правовым договорам.

Чего нет в ЭТК

Не стоит искать в электронной книжке:

1. Общий стаж. Его можно узнать отдельно — через выписку на «Госуслугах».

2. Поощрения и награды. Грамоты и благодарности в ЭТК не заносят. Подтвердить их можно через бумажную трудовую или приказ о поощрении.

Подробности работы в силовых структурах. Для сотрудников МВД, ФСБ и других ведомств в ЭТК фиксируют только даты приёма и увольнения — и то лишь после ухода со службы.

Как выглядит электронная трудовая

У ЭТК нет физического носителя, но можно получить выписку — она будет выглядеть как обычные листы формата А4:

• на первой странице — ваши личные данные;

• дальше — таблицы с информацией о работе (даты, организации, должности), которую передал СФР.

Как узнать, есть ли у вас ЭТК

Если вы официально работаете, электронная трудовая уже есть — работодатели передают данные в СФР. Но есть нюансы в зависимости от даты трудоустройства:

Если устроились до конца 2020 года:

• не подавали заявление — у вас две книжки (бумажная и электронная);

• выбрали ЭТК — действует только электронная версия, бумажную вам вернули с отметкой;

• выбрали бумажную — работодатель ведёт оба формата.

Если начали работать после 1 января 2021 года:

1. Бумажную книжку уже не оформляют — только электронную.

2. Исключение — если в 2020 году вы на другом месте работы выбрали бумажную версию и не отказались от неё. Тогда новый работодатель продолжит вести бумажный вариант, пока вы не подадите заявление об отказе.

Где получить выписку из ЭТК

Есть три способа:

Через «Госуслуги»:

• авторизуйтесь в личном кабинете;

• найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки»;

• нажмите «Получить выписку»;

• проверьте данные и при необходимости обновите их;

• скачайте готовый PDF‑файл из раздела «Заявления».

Обычно выписка формируется за несколько минут.

В МФЦ («Мои документы»):

• возьмите паспорт;

• обратитесь в любой офис;

• получите бумажную выписку в день обращения.

Важно: МФЦ не выдаёт цифровые копии — только бумагу.

У работодателя:

• напишите заявление в свободной форме;

• кадровики подготовят выписку (бумажную или электронную) за 3 рабочих дня.

Важные нюансы про сайты ведомств

Раньше данные можно было посмотреть на сайте ПФР, но с 2023 года он вошёл в состав СФР, и старый сайт больше не работает. В личном кабинете СФР сведений из ЭТК пока нет. Если видите ссылки на ПФР — они неактуальны.

Нужна ли бумажная книжка, если есть ЭТК?

Электронная версия заменяет бумажную в текущей работе, но выбрасывать старую книжку не стоит. Она пригодится:

• для подтверждения стажа до 2020 года (в ЭТК этих данных может не быть или они неполные);

• при приёме на работу (иногда работодатель просит сверить стаж);

• для оформления пенсии или льгот (бумажная книжка может понадобиться СФР).

Коротко о главном

1. ЭТК — цифровой аналог трудовой книжки, действует с 2020 года.

2. Данные в неё передают работодатели через СФР.

3. В ЭТК нет общего стажа, наград и деталей службы в силовых ведомствах.

4. Бумажную книжку нужно хранить — она подтверждает стаж до 2020 года.

5. До конца 2020 года можно было выбрать формат книжки (бумажный, электронный или оба).

6. С 1 января 2021 года новым сотрудникам оформляют только ЭТК.

7. Перейти на ЭТК можно в любой момент — подайте заявление работодателю.

Выписку из ЭТК можно получить:

• на «Госуслугах» (PDF);

• в МФЦ (бумажная версия);

• у работодателя (бумажная или электронная).

Читайте также: Материнский капитал — куда потратить и как оформить