Взять займ
Ордера для работы с деньгами: виды и правила оформления
Разбираемся, какие бумаги помогают компаниям и ИП вести учёт финансов и проводить платежи. Разберём самые частые варианты — от кассовых ордеров до банковских распоряжений.
Что такое ордер
Ордер — это по сути приказ: он говорит, кому, сколько и за что нужно перевести или выдать деньги. Допустим, вы получили наличные — понадобится один документ, отдали — другой. Банк списал проценты по займу — тоже нужен свой бланк.
Коротко о главных видах:
платёжное распоряжение (ордер) банка;
банковский ордер;
мемориальный ордер;
приходные и расходные кассовые ордера.
Дальше — подробнее про каждый.
Платёжный ордер: когда банк сам списывает деньги
Такой документ банк оформляет, если нужно перевести средства со счёта клиента без его прямого распоряжения — например, по требованию приставов.
Пример: человек задолжал штраф ГИБДД, и ФССП поручила банку списать нужную сумму. Владелец счёта узнает об этом уже после операции.
Как выглядит и заполняется
Бланк имеет утверждённую форму — № 0401066. Его можно оформить на бумаге или в электронном виде. Компания вправе добавить свои печати или штампы.
В документе обязательно указывают:
номер и дату;
тип платежа;
сумму;
данные плательщика: Ф. И. О. или название фирмы, ИНН, КПП, номер счёта;
сведения о банке: название, БИК, ИНН, КПП.
На лицевой стороне (в правом верхнем углу) отмечают, что платёж частичный. На обороте пишут номер операции и остаток долга.
Подписывать такой ордер имеют право только сотрудники бухгалтерии. Оформляют его всегда в двух экземплярах — если один потеряется, второй поможет восстановить данные. Копию второго экземпляра прикрепляют к выписке по счёту.
Чем отличается от платёжного поручения
Главное отличие в том, что поручение клиент даёт банку сам — когда хочет перевести деньги куда‑то по своей инициативе. А платёжный ордер может появиться без его ведома, например, по решению госорганов.
Банковский ордер: операции, где банк — участник сделки
Этот вид используют кредитные организации, когда проводят операции по счетам и депозитам, а плательщиком или получателем выступает сам банк.
Правила оформления
Документ составляют по форме № 0401067 — в бумажном или электронном виде. Банк вправе добавить дополнительные поля, решить, как нумеровать страницы, если бланк не помещается на лист А4.
К ордеру обязательно прикладывают выписку из лицевого счёта — там отражены баланс и все финансовые операции клиента в этом банке.
Подписать бумагу может только уполномоченное лицо: руководитель или главный бухгалтер. Они же несут ответственность за достоверность информации.
Мемориальный ордер: внутренний учёт банка
Это своего рода журнал — в него в хронологическом порядке вносят все внутренние бухгалтерские проводки. Например, начисление зарплат или перемещение средств между счетами. Так банк контролирует оборот по дебету и кредиту.
Как его заполняют
Основанием служат первичные документы: накладные, счета‑фактуры и т. п., в которых нет данных для бухгалтерской проводки (не указаны дебет и кредит).
Бухгалтер банка вносит в ордер:
порядковый номер;
дату;
сумму;
ИНН плательщика — если получатель — юрлицо.
К бланку прикрепляют все исходные документы, а каждую проводку регистрируют в специальном журнале.
Кассовые ордера: приём и выдача наличных
Используются, когда компания или ИП работает с наличными деньгами. Есть два вида: приходные и расходные.
Приходный кассовый ордер (ПКО)
Оформляют, когда в кассу поступают наличные — например, оплата от клиента или деньги, снятые с расчётного счёта. Заполняет его кассир или бухгалтер‑кассир по форме № КО‑1.
Документ состоит из двух частей:
Сам ордер.
Квитанция — её кассир заверяет печатью, подписывает и отдаёт тому, кто внёс деньги. В ней те же данные, что и в основном бланке.
Если к ордеру прикладывают дополнительные бумаги, их номера и даты указывают в графе «Приложение». После передачи денег кассир ставит штамп «Получено» и пишет текущую дату.
Расходный кассовый ордер (РКО, или «расходник»)
Нужен, чтобы выдать наличные из кассы: оплатить поставку, выдать командировочные, сдать деньги в банк и т. д.
Заполняет и подписывает его сотрудник бухгалтерии, а если его нет — руководитель компании. Оформляют по каждой операции в одном экземпляре (на бумаге или электронно). Готовый документ остаётся в кассе — получателю его не отдают.
Все кассовые ордера регистрируют в журнале учёта приходных и расходных документов, а записи о принятых деньгах фиксируют в кассовой книге.
Важно: если ИП или юрлицо не ведёт журнал или нарушает правила оформления, грозит штраф от 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Хранить приходные и расходные ордера нужно 5 лет после отчётного периода.
Коротко о главном
Платёжный ордер могут оформить без ведома клиента — например, для взыскания штрафа.
Банковский ордер используют, когда банк сам участвует в операции как плательщик или получатель.
Мемориальный ордер нужен для внутреннего учёта бухгалтерских проводок в банке.
Приходный кассовый ордер выписывают при поступлении наличных в кассу.
Расходный кассовый ордер оформляют при выдаче денег из кассы.
Читайте также: Финансовая пирамида — как распознать и не потерять деньги
Комментарии (0)